Streiks im Verkehr: Wie können Sie Ihre Geschäftsreisenden schützen?

Eine Streikankündigung, ein annullierter Flug, ein Zugausfall oder Einschränkungen beim Zugang zum Flughafen: Schon wenige Stunden können ausreichen, um eine Geschäftsreise durcheinanderzubringen.

Für Unternehmen zeigen solche Situationen, dass eine Geschäftsreise von mehr abhängt als nur von der Verfügbarkeit eines Tickets. Auch Anschlussverbindungen, die Erreichbarkeit von Verkehrsinfrastrukturen, alternative Reisemöglichkeiten und die Fähigkeit, Mitarbeitende schnell zu kontaktieren, müssen berücksichtigt werden.

Über die logistischen Herausforderungen hinaus stellt sich eine zentrale Frage: Wie können Unternehmen Störungen frühzeitig vorhersehen und gleichzeitig den Schutz ihrer Geschäftsreisenden gewährleisten?

Der Travel Manager: Im Zentrum des Störungsmanagements

Wird ein Streik angekündigt, muss der Travel Manager verschiedene Herausforderungen gleichzeitig bewältigen: die Kontinuität der Geschäftsreisen sicherstellen, die Kosten kontrollieren, die Mitarbeitenden informieren und für ihre Sicherheit sorgen.

Er muss in der Lage sein, betroffene Reisende zu identifizieren, die möglichen Auswirkungen einer Störung einzuschätzen und geeignete Maßnahmen entsprechend den Rahmenbedingungen und Prioritäten des Unternehmens festzulegen.

Duty of Care: Eine Verantwortung, die Vorbereitung erfordert

Duty of Care beschränkt sich nicht darauf, einzugreifen, wenn ein Problem auftritt. Vielmehr setzt es eine Organisation voraus, die es ermöglicht, Risiken frühzeitig zu erkennen, klar zu kommunizieren und Reisende bei Bedarf zu unterstützen.

Während eines Streiks sollten daher verschiedene Fragen im Voraus geklärt werden:

• Kann das Unternehmen feststellen, welche Mitarbeitenden gerade unterwegs sind und wie sie schnell kontaktiert werden können?

• Wissen die Reisenden, welche Schritte sie im Falle einer Annullierung oder einer erheblichen Verspätung unternehmen müssen?

• Wissen die für das Reisemanagement zuständigen Personen, wen sie kontaktieren müssen und welche Entscheidungen sie treffen dürfen?

• Wurden für besonders wichtige Geschäftsreisen alternative Lösungen in Betracht gezogen?

Diese Maßnahmen bilden eine wichtige Grundlage, um Störungen vorzubereiten und zu bewältigen, ohne erst zu reagieren, wenn ein Streik den Geschäftsreiseablauf bereits beeinträchtigt.

Die Rolle eines Geschäftsreisebüros während eines Streiks

In Zeiten von Verkehrsstörungen kann ein Geschäftsreisebüro dazu beitragen, die operative Verwaltung von Geschäftsreisen zu erleichtern und alternative Reisemöglichkeiten zu finden.

Bei AGIS Business Travel gehört die Unterstützung von Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung ihrer Geschäftsreisen zu diesem koordinierten Ansatz.

Der Austausch zwischen dem Unternehmen und dem Reisebüro ermöglicht es insbesondere, betroffene Buchungen zu identifizieren, alternative Lösungen zu prüfen und notwendige Änderungen entsprechend den vereinbarten Leistungen zu organisieren.

Der Travel Manager bringt seine Kenntnisse der Unternehmensprioritäten und der Reiserichtlinien ein. Das Reisebüro unterstützt bei der operativen Abwicklung der Geschäftsreisen. Die Reisenden wiederum müssen über verständliche Informationen verfügen und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn Schwierigkeiten auftreten.

Diese Aufgabenteilung ermöglicht eine koordinierte Vorgehensweise, ohne die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Beteiligten zu vermischen.

Das Ziel besteht nicht darin, zu versprechen, dass es niemals zu Störungen kommen wird, sondern die Voraussetzungen für eine klare, koordinierte und situationsgerechte Reaktion zu schaffen.

Die richtigen Maßnahmen zur Vorbereitung von Geschäftsreisen während eines Streiks

Eine effiziente Organisation basiert auf einigen einfachen Maßnahmen, die an die Reiserichtlinien und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden sollten.

Die Checkliste für Travel Manager

• Informieren: Offizielle Mitteilungen von Fluggesellschaften, Bahnbetreibern und den betroffenen Verkehrsinfrastrukturen verfolgen.

• Identifizieren: Reisende und Buchungen ermitteln, die von den Störungen betroffen sein könnten.

• Kommunizieren: Mitarbeitenden vor Reiseantritt die geltenden Anweisungen und Kontaktdaten für die Unterstützung mitteilen.

• Vorausplanen: Alternative Reiserouten vorsehen und die Möglichkeiten zur Umbuchung von Tickets prüfen.

• Entscheidungen treffen: Festlegen, welche Personen berechtigt sind, Änderungen der Transportmittel, Verschiebungen oder zusätzliche Kosten zu genehmigen.

• Unterstützen: Mit den betroffenen Reisenden in Kontakt bleiben und die Entwicklung ihrer Situation verfolgen.

• Verbessern: Nach der Störung eine Nachbesprechung durchführen, um die Abläufe anzupassen und künftige Geschäftsreisen besser vorzubereiten.

Unvorhergesehene Ereignisse frühzeitig erkennen, um Geschäftsreisende besser zu unterstützen

Streiks im Verkehr verdeutlichen, wie wichtig eine Reiserichtlinie ist, die sich nicht auf die bloße Buchung von Tickets beschränkt. Auch die Vorbereitung auf unvorhergesehene Ereignisse, der Informationsaustausch und die Koordination der verschiedenen Beteiligten sind entscheidend, um Mitarbeitende bestmöglich zu unterstützen.

Vorausschauen, informieren und koordinieren: Drei zentrale Prinzipien für ein besseres Management von Geschäftsreisen – auch bei Verkehrsstörungen.

Möchten Sie unvorhergesehene Ereignisse bei Ihren Geschäftsreisen besser vorhersehen?

Gemeinsam mit AGIS Business Travel können Sie die Organisation Ihrer Geschäftsreisen, den Umgang mit Verkehrsstörungen und mögliche Lösungen überprüfen, um die Betreuung Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern.

Kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Anforderungen zu besprechen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, die auf Ihre Reiserichtlinien abgestimmt sind.

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